Comment organiser un séminaire responsable ?

Vous souhaitez organiser un séminaire responsable mais vous ne savez pas comment vous y prendre, par où commencer ? A l’occasion de la semaine du Développement Durable 2012, Convention Assistant Manager  souhaite vous éclairer sur le sujet.

Tout d’abord, qu’est-ce qu’un « séminaire responsable » ?

A la différence d’un séminaire classique, le séminaire responsable est conçu et géré de façon à minimiser tous les impacts négatifs générés sur notre environnement, les hommes et l’économie. Concevoir un événement responsable, c’est anticiper tous les effets négatifs de ses choix et imaginer de nouvelles solutions pour les éviter.

Nous vous présentons une liste non exhaustive de solutions pour l’organisation d’un séminaire responsable :

1. Choisir un lieu qui limite au maximum les transports en prenant en compte la facilité d'accès, la proximité des transports en commun. Il faut essayer au maximum de limiter le transfert des participants. Il est aussi recommandé de s’intéresser à la politique Développement Durable de l’établissement : respect de l’environnement, politique d’achat, partenariats,…
 
2. Privilégier un outil de gestion web des invitations afin de favoriser la dématérialisation de l’information (Inscription à l’événement, logistique, réservation d’une chambre,…).
 
3. Choisir des moyens de communication : badges + signalétiques recyclables et réutilisables !
 
4. Faciliter les transferts en informant les participants des moyens de transport collectifs, des transferts mis en place, du système de covoiturage,…
 
5. Travailler avec des prestataires événementiels (loueurs de mobilier, traiteurs, animateurs, décorateurs…) proposant une offre responsable autour des 3 piliers du Développement Durable : le social, l’économie et l’environnement.
Par exemple : choisir du mobilier réutilisable, un cocktail issu de produits locaux, des animations respectueuses de la nature,…
 
6. Réfléchir en amont à gérer et trier les déchets générés à l’occasion du séminaire (vos prestataires auront sûrement des solutions à vous proposer).
 
7. Sélectionner des cadeaux d’affaires utiles, de bonne qualité, fabriqués à partir de matériaux naturels et/ou issus du commerce équitable.
 
Astuce : Se référer aux normes et labels existants dans le domaine : ISO 20121, Clé Verte, Ecolabel Européen, Green Globe,  AB, Prestadd, FSC, Tourisme et Handicap...