Qu'est ce qu'un événement responsable ?

Gestion des invitations

                                        
 
La gestion des invitations – aujourd'hui majoritairement sur Internet – constitue l'une des prestations stratégiques, car elle se situe au cœur de la communication avec les participants (informations pratiques, documents, programmes, liste des exposants ou participants…) et administre toute ou partie de la logistique de l'événement (inscription, hébergement, paiement, rendez-vous…).
 
 
                           
 
 
Au-delà de l'aspect purement pratique, la gestion des invitations permet de limiter l'utilisation du papier. Il existe par ailleurs plusieurs techniques complémentaires pour éco-concevoir le site-support de cette prestation.
 
 

Limitation des papiers et sensibilisation

La création d'un site Internet pour gérer les invitations permet de dématérialiser les informations et la communication, limitant ainsi les impressions. D'autres bonnes pratiques permettent de sensibiliser les parties prenantes :

  • Communication autour de la démarche développement durable de l'événement,
  • Limitation du nombre de rappels emails. Pour information, d'après une étude de l'Ademe, transmettre un e-mail affublé d’une pièce joindre 1 Mo a un impact de 19 grammes eqCO2 (5,2 g eq. Pétrole),
  • Mention "n'imprimer que si nécessaire" en bas des emails envoyés,
  • Optimisation de la présentation en une page pour les infos susceptibles d'être imprimées. Le document PDF téléchargeable est une bonne alternative,
  • Mise en place d'une application smartphone comme relais de votre événement.

 

Eco-conception d'un site Internet

Un site éco-conçu permet de limiter son impact environnemental. Il existe différentes approches complémentaires :
  • Contrôle du contenu et de la pertinence du message. Ex : informations pratiques en termes d'accessibilité (transport en commun, page de covoiturage, accès PMR…), questionnaire de satisfaction pour collecter les retours en vue d'une amélioration continue…,
  • Certification du site ou démarche particulière (ex : WattImpact, Carbon Neutral Website, hébergeur des serveurs responsables…),
  • Veille sur les avancées du Green IT en matière de systèmes d'informations,
  • Attention : penser aux malvoyants lors de la conception de votre site, afin que leur logiciel de reconnaissance puisse facilement lire les informations contenues (langage WC2).

 

                                            

 

 
En résumé

Mots-clés : gestion responsable des invitations, limitation du papier, éco-conception, Green IT, accessibilité, sensibilisation, pertinence